Gouvernement du Nouveau-Brunswick
Introduction

La soumission d’un projet dans le cadre du projet pilote sur les aînés en santé (PPAS) doit se faire en format électronique par courriel ou par l’intermédiaire du site Web sécurisé de partage de fichiers Workspace. Le présent document est destiné à aider les demandeurs à comprendre les éléments suivants :

  • Le processus général de soumission d’un projet
  • Les options d’envoi de la soumission de projet
  • Les risques associés à l’envoi d’une soumission de projet par courriel
  • Les pièges à éviter lors de l’envoi d’une soumission de projet par courriel
  • L’atténuation des risques en suivant les étapes décrites ci-dessous lors de l’envoi d’une soumission de projet                                                                                                                                                        

Le gouvernement du Nouveau-Brunswick décline toute responsabilité concernant l’envoi d’une soumission de projet par courriel lorsque celui-ci

  • N’est pas livré à temps dans la boîte de réception de courriel du destinataire;
  • Est rejeté; ou
  • Contient des fichiers électroniques corrompus.

 

Processus d’envoi de la proposition

Toute personne qui compte soumettre une proposition de projet doit s’inscrire au préalable en remplissant le formulaire en ligne qui se trouve sur le site Web du PPAS, au plus tard quatre semaines avant la date limite d’envoi. L’inscription permet au demandeur de communiquer avec le personnel du PPAS tôt dans le processus et de faire en sorte que l’emploi de sa proposition se passe sans accroc.

Au moment de l’inscription, le demandeur devra indiquer s’il souhaite fournir une brève description de son projet sur le site Web du PPAS afin de faciliter une éventuelle collaboration avec d’autres demandeurs. Le demandeur a le choix d’y consentir ou pas.

Le demandeur peut choisir d’envoyer sa proposition de projet par courriel ou par l’intermédiaire du site Web sécurisé Workspace. Au moment de s’inscrire, le demandeur devra indiquer l’option qu’il utilisera pour l’envoi de sa proposition de projet. Si le demandeur choisit d’envoyer sa proposition de projet par l’intermédiaire de Workspace, il recevra l’information de connexion du personnel du PPAS. Les instructions de téléchargement de sa proposition de projet vers le site Web Workspace lui seront transmises à ce moment-là. Si le demandeur choisit d’envoyer sa proposition de projet par courriel, il devra respecter les lignes directrices ci-dessous.
 

Lignes directrices concernant l’envoi d’une proposition de projet par courriel

Afin de respecter les critères d’envoi et d’admissibilité, l’envoi d’une proposition de projet par courriel doit suivre les lignes directrices suivantes :

  1. Le Formulaire de demande de financement et le Modèle de budget (Annexe) B doivent être remplis et joints au courriel.

  2. La taille des fichiers joints ne doit pas dépasser 20 Mo.

  3. Le courriel ne doit pas contenir de pièces jointes des types suivants :
    1. Fichiers compressés;
    2. Fichiers exécutables automatiquement.
       
  4. Nommez tout fichier joint de la façon suivante :
    Nom du demandeur principal (Nom de famille, prénom), titre du projet

  5. Le demandeur doit faire son possible pour joindre le formulaire de demande de financement et les documents à l’appui dans un seul fichier. Des fichiers supplémentaires peuvent être joints, s’il le faut, mais ils devront être nommés correctement, en respectant le format suivant :
    Nom du demandeur principal (Nom de famille, prénom), titre du projet, nom du document à l’appui

  6. Les fichiers doivent être en format Word (.doc ou .docx).

  7. Tout courriel contenant un virus ou un logiciel malveillant sera rejeté.

  8. Le demandeur doit envoyer sa proposition au moins 60 minutes avant l’échéance. Cela donne assez de temps pour s’assurer que le courriel a été reçu et pour l’envoyer à nouveau avant l’échéance si un problème survient.

  9. Toute proposition de projet doit être envoyée à projetpilotesoumissions@gnb.ca, car c’est le seul compte courriel réservé à la réception des propositions de projets.

  10. La ligne d’objet du courriel doit indiquer ce qui suit :
    Nom du demandeur principal (Nom de famille, prénom), titre du projet

  11. Lorsque vous enverrez votre courriel, vous recevrez une réponse automatique indiquant que votre proposition de projet a été reçue.

  12. Ne présumez pas que le courriel a été reçu. Si vous ne recevez pas d’avis de confirmation dans les 30 minutes après avoir transmis votre courriel, envoyez un autre courriel pour vérifier si votre proposition de projet a été reçue ou non.

  13. Si vous ne recevez pas d’avis de confirmation, ne renvoyez pas votre proposition avant d’avoir communiqué avec quelqu’un à l’adresse de courriel. Vous ne devez renvoyer votre proposition que si vous recevez la confirmation que le courriel original n’a pas été reçu et s’il reste assez de temps pour que la proposition arrive avant l’échéance.

  14. Mises à jour, modifications et retraits :
    Le demandeur peut mettre à jour, modifier ou retirer sa proposition de projet en tout temps avant l’échéance. Si vous envoyez une mise à jour ou une modification par courriel, n’envoyez pas seulement les changements qui devront ensuite être attachés à la proposition qui a été transmise auparavant. Au lieu de cela, envoyez la proposition complète en indiquant clairement qu’elle remplace la version précédente. Cela évitera toute confusion au moment de rassembler les documents qui constituent la proposition complète.

  15. Évitez d’envoyer de multiples courriels provenant d’un même demandeur concernant l’appel de propositions de projets. Si vous devez absolument envoyer plusieurs courriels (par exemple si la taille des fichiers dépasse la limite de 20 Mo), indiquez le nombre de courriels relatifs à la proposition et fournissez des indications claires sur la façon de rassembler les documents qui la composent. Si les instructions ne sont pas claires, une proposition constituée de multiples courriels en provenance d’un même demandeur, dans le cadre du projet pilote sur les aînés en santé, pourrait être rejetée.

  16. Possibles solutions si le courriel d’un projet est rejeté ou manquant :
    1. Si la taille de toutes les pièces jointes au courriel dépasse la limite de 20 Mo, renvoyez la proposition en plusieurs courriels, indiquez clairement le nombre de courriels compris dans la proposition et expliquez comment rassembler les documents.
    2. Si la proposition contient des fichiers compressés ou exécutables automatiquement, décompressez-les ou supprimez les fichiers exécutables et envoyez-les à nouveau en un ou plusieurs courriels (voir le point ci-dessus si la taille des fichiers dépasse la limite de 20 Mo).
    3. Renvoyez la proposition à partir d’un autre compte de courriel.